Outsourcing lön

Oktober 2017

Tillbaka till artiklar

Outsourcad eller egen lönehantering?

Lönehantering kan vara företagets största huvudvärk om den inte görs på rätt sätt. Den som producerar och hanterar företagets löner måste vara insatt och förstå relevant lagstiftning som uppdateras kontinuerligt. Att hantera företagets lönefunktion i egen regi kan vara en administrativ huvudvärk där misstag innebär missnöje och jobbiga kontakter med både anställda och Skatteverket.

Här bakgrunden till att intresset för outsourcing växer med fokus på outsourcing av lön samt de frågor du som företagare bör ställa kring egen eller outsourcad lönefunktion. 

Från början handlade outsourcing framförallt om relativt enkla tjänster som lokalvård, catering eller bemanning av företagets reception. Idag är situationen en annan. Allt fler komplexa tjänster som lagerhantering, tillverkning eller företags lönefunktion outsourcas.

Sedan begreppet myntades har outsourcing väckt olika känslor. Självklart val för vissa företag och organisationer, medan andra har varit helt emot. Detta samtidigt som olika outsourcingtjänster ökar inom en mängd olika områden varje år! Bakgrunden till tillväxten av outsourcing är flera.

Varför outsourca lön

Kraven på företagens kostnadseffektivitet och ekonomi ökar för varje år. Allt snabbare förändringar kräver flexiblare lösningar än tidigare. Företag analyserar fortlöpande om det finns möjlighet till effektivisering, kostnadsbesparing, flexibilitet och minskad sårbarhet.

Ett större fokus på företagets egna kärnverksamheten är en annan faktor som påverkar intresset för outsourcing.

Även sårbarhet inom specifika kompetensområden som företagets lönehantering påverkar det ökade intresset för löneoutsourcing. Den personal som producerar och hanterar företagets löner måste vara tillgänglig och insatta och förstå relevant lagstiftning som uppdateras kontinuerligt.

Frågor man bör ställa

De frågor man som företagare bör ställa om egen eller outsourcad lönefunktion är:

– Varför ska vi med egen personal och egna resurser hantera lönefunktionen och dess lönetransaktioner?

– Får lönetjänsten något mervärde om vi genomför den själva?

En vanlig missuppfattning är att outsourcing av lön bara är aktuellt för stora organisationer och företag. Men outsourcing av lön passar ännu bättre det mindre eller medelstora företaget.

Mindre och medelstora företag har ofta mindre resurser och mindre kapital än stora företag. För dessa företag är det ännu viktigare att fokusera på det man är bra på och minimera företagets sårbarhet. Egen kompetens och fokus på egen kärnverksamhet kan utvecklas och förstärkas, genom att outsourca företagets lönefunktion till partners (som till exempel ECIT Services!) som är specialiserade på löneoutsourcing.

Tillgång till information med outsourcad lön

Direkt, snabb tillgång till information om löner, historik, förmåner, skatter osv. brukar nämnas som en fördel med lönehantering i egen regi. Det vill säga om du har en fråga eller snabbt behöver tillgång till information, så är det enklare med lönefunktionen internt.

Men denna fördel med intern lönehantering faller snabbt då leverantören av lönetjänster erbjuder en webbportal, där varje användare beroende på roll har direkt tillgång till önskad information.

Du kan oavsett tid och plats nå önskad information i en modern webbplattform. Önskas kontakt och dialog kring något löneärende, ringer man helt enkelt den personliga kontaktpersonen hos leverantören av lönetjänster.

Lägre kostnader med outsourcad lön

Att ta in en resurs för egen lönehantering per timme eller deltid kan vara billigare för mycket, mycket små företag. Dock finns riskerna, sårbarheten vad som händer (eller inte händer…) om resursen blir sjuk, bryter benet eller säger upp sig från uppdraget. Eller helt enkelt inte hinner med lönehanteringen för just ditt företag.

Eget arbete med lön

Vissa lyfter fram att trots outsourcad lönehantering får du göra en del arbete ändå. För det finns inget sätt för en outsourcingpartner att hantera 100% av era lönefunktioner. Du och dina arbetskollegor måste fortfarande lämna in uppgifter i form av tidrapporter, information om sjukdom och ledighet, löneuppgifter mm.

Oftast handlar det om uppgifter och information som direkt lämnas i outsourcing leverantörens webbportal eller app i telefonen för digital hantering av utlägg, reseräkningar och traktamenten. Dessa uppgifter måste du och dina anställda lämna oavsett om ni outsourcar er lönefunktion eller sköter den i egen regi.

När passar egen lönehantering

Om du har ett mycket litet företag med några få anställda utan komplicerade löner, förmåner etc. är förmodligen det billigaste alternativet att hantera företagets löner i egen regi. Men så fort ditt företag får fler anställda, mer komplicerad lönehantering som kräver både tid och kunskap, blir situationen en annan.
Då får du helt enkelt bestämma dig. Vill du spendera tid, energi och kostnader för att du och dina anställda ska få sina löner, när du kan driva och utveckla ditt företag i stället? 

Outsourcing av lön ger tillgång till specialistkompetens

En trend är att all fler kritiska, specialområden outsourcas till partners. I dessa fall är inte kostnadseffektivitet eller minskad sårbarhet den främsta drivkraften. Utan företaget söker via sin outsourcingpartner specialistkompetens och expertkunskap inom lön & HR.

Genom outsourcing av lön får ert företag tillgång till utökade resurser i kombination med förstärkt kapacitet och kompetens till lägre kostnad. Bakgrunden till detta är att ni får direkt tillgång till:

– Auktoriserad och hög kompetens inom lön.
– Personlig kontaktperson inom lön och garanti om back-up.
– Kundanpassad lönestatistik och annan information kring lön och personal.
– Tidrapportering, resor och utlägg samt attestering sker digitalt via webbportal eller telefon.
– En lönefunktion där kostnaden är anpassad och följer antalet anställda och/eller estimerad nedlagd tid och verksamhet.
– Löneprogram och systemplattformar utan egna investeringar. Dessutom behöver ni inte investera i programuppgraderingar, utbildningdagar eller informationstimmar kring lön och personal.

 

Frågor om outsourcing lön

ECIT Services har lång erfarenhet av att hjälpa företag kring effektiv löneadministration. Vi tar hand om hela företagets lönefunktion och stöder med rådgivning kring personal och HR.

Vid frågor om löneoutsourcing eller mer information om lönetjänster från ECIT Services, kontakta Maria Nordstrand, avdelningsansvarig lön & HR, ECIT Services på telefon 08 – 400 212 40 eller skicka e-post till maria.nordstrand@ecitservices.se.

Tillbaka till artiklar