Har du en fråga?

×

Har du en fråga?

Fråga om vad som helst angående ditt företags redovisning, affärssystem, lön eller HR! Ställ din fråga nedan och kom ihåg att ange din e-postadress.

Var god kontrollera ett eller flera fält

Bättre tidrapportering

Juni 2018

Tillbaka till artiklar

Bättre tidrapportering är ofta en utmaning för många konsult- och tjänsteföretag. Men det finns stora möjligheter att underlätta och effektivisera den rapportering som olika konsulter och medarbetare gör. Både vad gäller extern tid som ska faktureras kunder, men även för interna projekt, där bara tiden som läggs ner är intressant att följa upp.

En missad timme

I detta exempel utgår vi från ett tjänsteföretag med 25 konsulter som alla debiterar sin tid. Alla medarbetarna arbetar 40 timmar per vecka och beläggningsgraden för samtliga konsulter är 70 procent, med ett timpris på 1 000 kr per timme.

Men…alla medarbetare ”glömmer” att rapportera en timme per vecka på grund av till exempel dåligt systemstöd, dåliga instruktioner, bristfällig utbildning eller annat.

Dessa följder får den missade timmen:

Antal konsulter: 25

Antal tillgängliga timmar per konsult och arbetsvecka: 40

Beläggningsgrad: 70 %

Timpris: 1 000 kr per timme

Möjlig intäkt per vecka: 700 000 kr

Intäkt per vecka efter en missad timme per anställd: 675 000 kr

Förlorad intäkt per månad: – 100 000 kr

Förlorad intäkt per år (11 månader): – 1 100 000 kr

I detta exempelföretag med 25 konsulter innebär den bortglömda, missade timmen per vecka och konsult att företaget förlorar intäkter på drygt 1 miljon!


Hur får man konsulter att rapportera?

Här några tips:

– Ge tydliga direktiv och information hur och när konsulterna ska rapportera sin tid. Vilken tidsenhet som används, om man delar in dagen i till exempel 15 / 30-minuters perioder och så vidare.

– Tydlighet vilka projekt som tiden skall rapporteras på. Med för många tveksamheter blir de anställdas tidrapportering en plåga.

– Om ni har en resultatbaserad bonus på företaget, kan det vara lämpligt att påpeka sambandet mellan resultatet och en effektiv tidrapportering.

– Kräv att alla rapporterar sin tid och sina utlägg innan de slutar och åker hem för dagen. Att på fredag rapportera allt man gjort under veckan garanterar att tider och insatser glöms bort.

I många tjänsteföretag har man stort fokus på faktureringsgrad och debiterade kundtimmar. Lågkonjunkturen har fört med sig ökade krav lönsamhet och detta har stramat upp kravet på effektivitet hos många tjänsteföretag. Med rätt strategi kan man öka medarbetarnas intresse för tidrapportering genom att använda tidrapportering som en morot.

Exempel på effektivare rapportering

Tävlingar – I en lättanvänd webbportal för medarbetarna finns olika rapporter för att följa upp projekt och medarbetare. Rapporter som kan användas på olika nivåer till exempel medarbetar-, avdelnings- och verksamhetsnivå. Dessa kan visa vem eller vilka som är bäst på att rapportera tid. Detta kan användas på många olika sätt, till exempel för interna tävlingar.

Tid mellan utförande och rapportering – Använd rapporter som visar hur lång tid det har gått mellan utförandet av tjänsten hos kund och tidrapporteringen för den enskilda medarbetaren. Finns det medarbetare som konsekvent rapporterar tid för sent?

Då är risken stor att dessa ”glömmer bort” timmar.  Kanske en tävling mot andra konsulter eller konsult avdelningar kan vara det som får igång en effektivare tidrapportering? Konsultgruppen/avdelningens medvetenhet om rapporteringens betydelse kommer att förbättras, om priset i tävlingen inte bara går till en enskild medarbetare – utan till hela avdelningen eller företaget i sin helhet.

Tillgänglighet – För att lyckas få alla medarbetare att tidrapportera varje dag måste det systemstöd som krävs för detta vara tillgängligt oavsett tid & plats. Med en webbportal för enkel tidrapportering som konsulterna kan använda på sin PC, Mac, smartphone eller surfplatta, har medarbetaren verktyget för att enkelt rapportera sin tid.

Tillbaka till artiklar