ECIT Services webbportal

December 2017

Tillbaka till artiklar

ECIT Services webbportal är integrerad med Jeeves affärssystem, Jeeves ERP och har stöd för att enkelt och effektivt hantera bland annat projekt, tidrapportering, digital hantering av leverantörsfakturor, rapporter och uppföljning, fakturering och säljstöd.


Jag heter Maria och arbetar med implementationer, utbildning och olika kundprojekt med affärssystemet Jeeves ERP och ECIT Services webbportal och presenterar här grunderna i webbportalen.

Inloggning ECIT Services webbportal

Inloggning kan ske från valfri webbläsare på din PC, Mac eller surfplatta och styr vilka funktioner och vilken information den aktuella användaren kommer åt i webbportalen.

Här kan ni till exempel styra att projektledare bara kan följa upp och arbeta med de projekt de är projektledare för. Eller att säljare bara kan se och följa upp försäljning, fakturering eller täckningsbidrag på vissa (sina) kunder.


Startsida ECIT Services webbportal

På startsidan ser användaren de program, funktioner och grundläggande information de har tillgång till. Kan anpassas unikt för varje företag och användare av webbportalen.


Tid- och projektredovisning

Under menyvalet Projekt finns alla funktioner för att hantera alla projekt för ett konsult- och tjänsteföretag. Från att lägga upp och registrera olika avtal och uppdrag samt projekt med kundinformation, betalningsvillkor, medarbetare på projektet, vilken prislista som är aktuell eller om det är uppdragsspecifika priser, eventuell budget på projektet osv.

Här hanteras all grundläggande information om avtalet, uppdraget och projektet kring medarbetare, tidrapportering, projektledarnas attester och uppföljning. Enkelt uttryckt hanterar du här i webbportalen alla funktioner och grundregister som finns i Jeeves klienten och Jeeves ERP modulen för tid- och projektredovisning.

Enkel tidrapportering

Via så kallade rullgardinsmenyer kommer du enkelt åt aktuell information, vilket gör allt registreringsarbete snabbt, enkelt och rätt från början.

För att söka efter till exempel ett visst projekt skriver du helt enkelt in något av begreppen kundnamn, projekt- eller uppdragsbenämning eller projekt- uppdragsnummer och aktuella projekt i ditt sökbegrepp visas i en lista att välja ifrån.

En annan smart funktion som är uppskattad av användarna är att använda Favoriter i projekt, för att ange och direkt se de projekt du vanligtvis arbetar med för stunden.

Visa aktiviteter

I Visa aktiviteter har du möjlighet att leta efter projektinformation på ett enkelt sätt. I huvudet väljer du vad du söker efter och aktuell informationen visas direkt på din bildskärm eller i Microsoft Excel format för vidare analys och bearbetning.


Rapporter och uppföljning

Det medföljer drygt 150 olika rapporter för olika områden och funktioner i ECIT Services webbportal. Alla rapporter kan presenteras och förhandsgranskas direkt på bildskärm eller sparas i olika format som till exempel Microsoft Excel, PDF, XML eller som TIFF bild.

För alla rapporter kan du skapa prenumerationer. Det innebär att du kan ange att en eller flera rapporter vid en viss veckodag och tid ska skickas med e-post till en eller flera mottagare.

Du kanske vill se alla utestående kundfordringar större än ett viss belopp varje fredag morgon. Eller att alla säljare varje måndag morgon får en rapport om förra veckans fakturering till deras kunder.

Rapporter som används ofta märker du som Favoriter för enkel och snabb åtkomst.

Skapa egna rapporter

Genom att själv ange och välja vilken information du vill följa upp inom till exempel redovisning eller försäljning, sortera informationen och ange det tidsintervall som är aktuellt, kan du genom pivot-funktionalitet i webbportalen följa upp er verksamhet på olika nivåer och tidsintervall i Jeeves ERP.

Rapporterna du skapar kan visas direkt på bildskärm eller sparas i Microsoft Excel format. Skapade rapporter kan sparas för senare användning eller distribueras till andra mottagare och kollegor.

Resultat och balansrapport

Under menyvalet Redovisning hittar du ett program för att följa upp företagets, avdelningens eller projektets resultat- eller balansrapport. Välj i menyhuvudet vad du vill följa upp. Ett visst projekt, kostnadsställe eller annan kontodel, resultat- eller balans, period eller ackumulerade saldon, jämförelse med budget och/eller föregående år osv.

Tryck på Sök och ditt resultat visas direkt på bildskärm eller spara informationen i rapporten till Microsoft Excel.


Leverantörsfakturor

Hantering av alla leverantörsfakturor sker digitalt med Jeeves e-Attest som plattform. Gör det möjligt för vem som helst i ert företag att attestera alla leverantörsfakturor, direkt på sin PC, Mac eller surfplatta och förkortar ledtiderna i er leverantörsfakturahantering avsevärt.

Kostnadsbesparingen för ett företag med digital hantering av leverantörsfakturor, jämfört med traditionell pappershantering brukar handla om mellan 100 kronor till 400 kronor per leverantörsfaktura, enligt olika undersökningar. Hur många leverantörsfakturor har ni?

Vi hanterar skanning och tolkning av informationen på leverantörsfakturan. Därefter skickas leverantörsfakturan till en eller flera attestanter enligt en fastställd attestkedja, styrt av det regelverk som finns i ert attesreglemente som implementeras i lösningen.

När fakturan blivit attesterad flyttas den automatiskt till den aktivitet som enligt regelverket (workflow) är nästa steg.

Det finns även möjlighet att matcha leverantörsfakturor mot inköpsordrar antingen manuellt eller automatiskt. Man kan välja om man vill matcha den totala summan eller summan per rad.

När leverantörsfakturan har attesterats av alla berörda medarbetare i attestkedjan avslutas den automatiskt och är klar att betalas.


Betalning

I Betalsförslag hanteras alla leverantörsbetalningar. Du ser systemets förslag per betalningsslag. Du kan till exempel ändra betalningsdatum, spärra en faktura och skapa betalfil.

Vill du se leverantörsfakturan är det bara att klicka på aktuell faktura så ser du en bild på leverantörsfakturan samt även hur den är konterad och attesterad.


Fler funktioner i ECIT Services webbportal

Det finns fler funktioner i ECIT Services webbportal än de jag beskrivit ovan kopplade till Jeeves ERP. Andra funktioner är till exempel:

– Uppföljning av leverantörs- och kundreskontra
– Enkelt CRM & säljstöd
– Manuella fakturering
– Avstämningsprogram
– Ärendehantering

Veta mer om ECIT Services webbportal

Vill du veta mer eller har frågor kring ECIT Services webbportal integrerad med affärssystemet  Jeeves ERP?  Kontakta ECIT Services på e-post info@ecitservices.se eller telefon 08 – 400 212 40.

 

Tillbaka till artiklar