Implementera affärssystem

Januari 2018

Tillbaka till artiklar

Att implementera ett nytt affärssystem är ett komplext projekt. Bakgrunden är att det i många fall inte främst handlar om IT och teknik, utan snarare om att kunna analysera, förstå och utveckla företagets affärsprocesser. Dessutom är det ett projekt där hela, eller stora delar av företagets personal berörs på direkt eller indirekt.

Eliminera fallgroparna med följande erfarenheter

Här delar vi med oss av några erfarenheter kring att implementera ett nytt affärssystem, baserat på våra drygt 150 implementationer av affärssystemet Jeeves ERP sedan 2004.

Ledningens engagemang

Att byta affärssystem är inte ett vanligt projekt bland alla andra projekt som ett företag genomför. Att byta en maskin i företagets produktionsanläggning eller bygga ut företagets lager är projekt som berör ett fåtal avdelningar och medarbetare.

Men ett byte och implementation av nytt affärssystem är ett mer omfattande och krävande projekt. Dels på grund av att stora delar av företagets personal involveras samt för att implementationsprojektet även omfattar förändringar i arbetssätt och affärsprocesser.

För att lyckas med implementationen krävs således ledningens engagemang från planering till genomförande och att projektet ska vara prioriterat för ledningen.

 

 

Hantera förändringar

Implementation av det nya affärssystemet påverkar i stort sett alla medarbetare.
Det innebär även att implementationen utmanas av att många medarbetare av naturen ogillar förändringar.

Nya arbetssätt, nya sätt att mäta och följa upp, ökad arbetsbelastning i samband med införandet, nytt affärssystem som användarna  inte behärskar kan skapa oro, irritation och osäkerhet.

Av denna anledning är det därför viktigt att ledningen löpande kommunicerar bakgrund och syfte med det nya affärssystemet till hela företaget.

Hantera utmaningar

I komplicerade, stora projekt oavsett om det handlar om ett nytt affärssystem eller något annat uppkommer förr eller senare utmaningar, problem av olika storlek och betydelse. Dessa utmaningar kan även likställas med att projektet kommer till beslutspunkter som kräver svar, för att implementationen överhuvudtaget komma vidare.

Många utmaningar kan hanteras genom att tänka till före. Att redan innan projektet påbörjas ta upp de eventuella utmaningar som kan dyka upp under implementationsprojektet. Detta genom att ge tid och resurser till projektgruppen för planeringsarbetet av implementationen.

Flexiblare affärssystem

För varje år och ny version utökas affärssystemen med nya funktioner och utökat processtöd. En naturlig utveckling då kunder och marknad kräver nya funktioner och utökade konfigurationsmöjligheter. Där funktioner och processer kan anpassas när företagets behov förändras och verksamheten växer.

Möjligheterna till konfiguration och flexibilitet innebär även att affärssystemen blir mer komplexa. Detta då flexibilitet bygger på att affärssystemet har (oändliga) möjligheter till olika inställningar av funktioner, arbetsflöden eller hur menyer och skärmbilder designas och visas.

Positivt ja, men krävande för implementationen av det nya affärssystemet, där företaget kanske delar upp implementationen i olika faser eller för olika affärsprocesser, för att få ett enklare projekt att hantera.

Risker

Istället för att som strutsen stoppa huvudet i sanden – inse att det finns risker med projektet och lyft fram dessa. Detta dels för att få projektmedlemmar, medarbetare att lätta på sina tankar om de risker och osäkerheter de upplever med projektet nytt affärssystem. Den andra dimensionen är att man enklare får upp alla risker och kan föra en dialog om riskerna och hur de kan hanteras om de inträffar.

Förväntningar

Olika avdelningar och olika människor i företagets organisation har alla olika förväntningar med det nya affärssystemet. Ledningsgruppen förväntar sig kanske rapporter och realtidsanalyser de aldrig haft tillgång till förut.

Försäljningschefen förväntar sig säljstöd i ett CRM system där säljarna får nya verktyg mobila för effektivare säljprocesser och inköpschefen får äntligen möjlighet att arbeta aktivt med leverantörsbedömning.

Alla har olika förväntningar!

Det är av betydelse att gå igenom dessa förväntningar från olika medarbetare och avdelningar, då vissa kanske först infrias i fas 2 av implementationen. Det vill säga något som inte kommer att finnas på plats dag 1 efter driftstart.

Sammanfattning

Ett implementationsprojekt av ett nytt affärssystem är oftast omfattande jämfört med många andra projekt ett företag genomför. Bakgrunden är att hela företaget direkt eller indirekt medverkar i projektet. Detta kan naturligtvis uppfattas som stort och skrämmande.

Men samtidigt innebär projektet även nya möjligheter till utökad dialog och informationsutbyte mellan olika avdelningar.

Att få till exempel sälj- och leveransorganisation att gemensamt komma fram till bästa, effektivaste arbetssättet för deras gemensamma processer. Med detta synsätt har man nått långt och bytet av affärssystem handlar plötsligt inte om IT eller teknik utan om att kunna analysera, förstå och utveckla sina affärsprocesser för en effektivare och bättre affärsverksamhet.

Tillbaka till artiklar