Outsourcad eller egen lönehantering?

Juni 2017

Tillbaka till artiklar

Outsourcad eller egen lönehantering? En fråga många företagare ställer sig då den kan vara en av företagets största utmaningar, om den inte görs på rätt sätt. De som producerar och hanterar företagets löner måste vara insatta och förstå relevant lagstiftning som uppdateras kontinuerligt. Egen lönehantering kan vara en administrativ huvudvärk och misstag innebär missnöje och jobbiga kontakter med både anställda och Skatteverket.

Internationellt är det vanligt att företag outsourcar sin lönehantering. Inte bara internationella storföretag, utan även småföretag outsourcar sin lönehantering till en extern part. I Sverige har vi inte kommit lika långt. 

Fördelar med outsourcad lönehantering

Större företag har ofta resurser att driva en egen löneavdelning. Mindre företag har inte samma resurser och möjligheter till stordriftsfördelar med egen lönehantering, vilket innebär att de söker extern hjälp för deras lönefunktion. Här några anledningar till att outsourca företagets lönefunktion.

Lagar och lagförändringar inom löneområdet

För ett mindre eller medelstort företag är det nästan omöjligt att hålla koll på vår komplicerade skattelagstiftning och alla förändringar som kontinuerligt införs. Detta leder förr eller senare till fel. Genom att outsourca företagets lönehantering till externa experter, får företaget tillgång till rätt kompetens inom löneområdet.

Tid och fokus

Att driva och utveckla ett företag är svårt nog utan att fastna i administrativa uppgifter. Många företag, företagare och personal tycker att fokus på utveckla och driva verksamheten är bättre användning av sin tid, än att arbeta med lönehantering, bokföring eller någon annan administrativ börda.

Kostnader

Outsourcad lönehantering innebär för de flesta företag lägre kostnader. De kostnader som egen lönehantering innebär handlar inte bara om löneadministratörens lön, försäkringar, sociala avgifter och outnyttjad tid. I kostnaden för egen lönehantering finns även kostnader för kontor och arbetsplats, dator, programlicenser och supportavtal för löneprogram, telefon samt tid och kostnader för utbildningar inom löneområdet. Detta då arbetsområdet kännetecknas av återkommande lagändringar vilket kräver uppdaterad lönepersonal.

Fördelar med egen lönehantering

Alternativet till outsourcad lönehantering är helt enkelt att köpa in ett passande löneprogram och att anställa någon för att helt eller delvis administrera ert företags lönehantering och personal.

Tillgång till information

Direkt tillgång till information om löner, historik, förmåner, skatter osv brukar nämnas som en fördel med lönehantering i egen regi. Det vill säga om du har en fråga eller snabbt behöver tillgång till information, så är det enklare med lönefunktionen inhouse. Bara att gå och fråga.

Men denna fördel med intern lönehantering faller snabbt. Detta då outsourcing leverantören av lönetjänster erbjuder en webbportal, där varje användare beroende på roll har direkt tillgång till önskad information, är tillgången till information bättre jämfört med lönehantering i egen regi. Du kan oavsett tid och plats nå önskad information. Önskas kontakt och dialog kring något löneärende, ringer eller skickar man helt enkelt ett mail till kontaktpersonen hos leverantören av lönetjänster.

Billigare

Att ta in en resurs för egen lönefunktion per timme eller deltid kan vara billigare för mycket, mycket små företag. Dock finns riskerna vad som händer om resursen blir sjuk eller säger upp sig från uppdraget eller helt enkelt inte hinner med lönerna för just ditt företag.

Eget arbete ändå

Vissa lyfter fram att trots outsourcad lönehantering får du göra en del arbete ändå. För det finns inget sätt för en outsourcing partner att hantera 100 procent av era lönefunktioner. Du och dina arbetskollegor måste fortfarande lämna in uppgifter i form av tidrapporter, information om sjukdom och ledighet, utlägg, löneuppgifter mm. Oftast sker det via en webbportal.

Men…

Dessa uppgifter måste du och dina anställda göra oavsett om ni outsourcar er lönefunktion eller hanterar lönerna i egen regi.

Till slut

Om du har ett mycket litet företag med några få anställda utan komplicerade löner, förmåner etc. är förmodligen det billigaste alternativet att göra lönehanteringen själv. Men så fort ditt företag får fler anställda och mer komplicerade löner som kräver både tid och kunskap blir situationen en helt annan.

Då får du helt enkelt bestämma dig.

Vill du spendera din tid på att du och dina anställda ska få sina löner korrekta, när du kan driva och utveckla ditt företag i stället?

Veta mer om outsourcad lön

Kontakta oss kring lönehantering och löneoutsourcing från ECIT Services på telefon 08 – 400 212 40 eller skicka e-post till maria.nordstrand@ecitservices.se.

 

Tillbaka till artiklar