Välja affärssystem

December 2016

Tillbaka till artiklar

Här tips på hur ni utvärderar och väljer nytt affärssystem och säkrare kommer fram till det bästa affärssystemet och leverantören för er verksamhet.

Delaktighet

Från att tidigare kanske haft olika system för olika funktioner och processer är dagens system med olika funktioner helt integrerade. Det innebär att i stort sett alla avdelningar påverkas vid ett byte av affärssystem och fler människor, experter på olika områden blir delaktiga i både utvärdering och implementation. Från ledningens perspektiv är det viktigt att informera om varför denna investering genomförs.

Vad är målet med bytet av affärssystem?

I denna delaktighet är det lätt att be de som ansvarar för eller som var med vid uppsättningen av nuvarande affärssystem att vara med i ”utvärderingsgruppen”. Det finns en risk med detta, då kraven på det nya affärssystemet lätt blir en kopia av det nuvarande systemet.

Behov och krav på affärssystem idag och imorgon

Inför utvärdering av olika affärssystem är det vanligt att företag under lång tid tar fram en kravspecifikation över vad det nya affärssystemet ska innehålla och vilka funktioner det ska klara av. Där företagets olika avdelningar skriver de krav på olika funktioner de har i detalj och som ska besvaras med ett ”ja”, ”nej” eller ”anpassning” från de potentiella leverantörerna. Arbetet med denna kravspecifikation på nytt affärssystem kan dra ut på tiden och ta så lång tid att önskemål och krav förändras under tiden för framtagning. I detta arbete är det viktigt att efter bästa möjliga förmåga se in i framtiden på företagets verksamhet. Kan produkt- eller tjänsteutbudet att förändras? Kommer verksamheten att expandera med verksamhet på fler platser eller i flera länder? Kommer kunderna att ställa nya krav på beställnings eller leveransrutiner? Kommer verksamheten att integreras ytterligare digitalt med kunder och leverantörer?

Fokusera på rätt frågor

Hur många tecken artikelnummer eller kundnummer kan innehålla i olika affärssystem osv. hanteras oftast av ett modernt affärssystem, på ett helt annat sätt än i äldre system. Fokusera inte på denna typ av frågor. Fokusera istället på företagets viktigaste eller mest unika affärsprocesser.

Leverantörens erfarenheter

En risk med kravspecifikationer är att man bara kravställer med utgångspunkt från befintligt system. Be istället olika leverantörer av affärssystem om tips och uppslag hur de kan hantera och sätta upp ett bra affärsstöd för er verksamhet i deras affärssystem. Utifrån era viktigaste och mest unika affärsprocesser som ni vill effektivisera.

Vad är unikt?

Istället för detaljer kring till generella områden som till exempel artikelnummer, fokusera istället på unika detaljer och krav på nytt system i er verksamhet och vad ni vill uppnå med bytet. Tänk framåt i tiden inte bara vad som behövs kortsiktigt. Kommer ni att finnas på flera platser, flera länder eller flera juridiska enheter? Elektroniskt utbyte med information från andra system, leverantörer eller kunder? Funderar ni på att förutom handel starta en serviceverksamhet för att erbjuda era kunder service och support efter köp och installation? E-handel och webbshop  för era kunder och mobilt säljstöd till företagets säljare, allt integrerat med affärssystemet?

affärssystem

Vad kostar affärssystemet över tid

Ni tar fram ett underlag vad affärssystemet kommer att kosta över tid, till exempel över en 3 eller 5 års period. Inte bara inköp av licenser utan även egen tid som ni måste lägga ner löpande, vad händer vid olika typer av förändringar, uppgraderingar och vad kostar de? Både egen tid och leverantörens kostnader.

I kalkylen ligger även vilka besparingar ni kan nå inom till exempel personalkostnader eller att personer som idag arbetar med att administrera det gamla systemet, sköta manuella processer och rutiner. Som i och med nytt  affärssystem kan arbeta med annat som bra och mer värdefullt för er affärsverksamhet.

Kostnader vid köp av affärssystem (licenser) kan vara:

– Inköpskostnad licenser (moduler och användare)
– Tillkommande kostnader för nya moduler och användare
– Vad händer om vi inte behöver till exempel 10 användare efter 2 år
– Kostnad för implementation och uppsättning  – vad ingår?
– Tillkommande tjänster i samband med implementation, pris för utbildning
– Uppgraderingar (hur ofta sker de?)
– Supportavtal (omfattning, prisreglering över tid)
– Pris för hårdvara som servers, säkerhetsfunktioner, backup
– Pris, uppskattning av konsulttjänster i samband med anpassningar, förändringar.
– Hur mycket tid kommer vi att lägga ner efter driftstart kring förvaltning, support och uppgraderingar

Kostnader vid köp av affärssystem som tjänst (SaaS) kan vara:

– Hyreskostnad per modul och användare
– Uppsägningstid för moduler och användare
– Kostnad för implementation och uppsättning  – vad ingår?
– Tillkommande tjänster i samband med implementation, pris för utbildning
– Uppgraderingar (ingår eller ej, hur ofta sker de)
– Supportavtal (omfattning, prisreglering över tid)
– Pris, uppskattning för konsulttjänster iom anpassningar, förändringar.
– Hur mycket tid kommer vi att lägga ner efter driftstart kring förvaltning, support och uppgraderingar

Kompetens hos leverantören

Olika leverantörer av affärssystem kan fokusera på olika branscher. Dessutom kanske de utvecklat en eller flera branschlösningar för en viss typ av verksamhet eller bransch. Be om information vilka kunder de har och om de har kunder som har liknande affärsprocesser som ni har eller önskar.

Kundreferenser och leverantörens team

Be om att få träffa andra kunder, referenser till leverantören. Fråga efter vad de uppfattar som bra och vad som fungerar mindre bra både vad avser själva affärssystemet men även i samarbetet med den valda leverantören av affärssystemet.

Hur implementeras affärssystemet

Fråga efter vilka som ska implementera lösningen från leverantören. Ibland kan det vara helt olika personer och team som säljer och visar systemet i säljfasen, jämfört med vilka som ansvarar för och arbetar i implementationen av affärssystemet.

Om olika personer och team arbetar i sälj- respektive installationsfasen av affärssystemet, fråga efter hur informationen från säljfasen förs över till de som ska implementera lösningen hos er. Be även om att få träffa aktuella personer/team som ska delaktiga vid implementationen hos er.

Exempel på kravspecifikation för utvärdering av affärssystem

Här kan du hämta ett exempel på kravspecifikation för utvärdering av nytt affärssystem med olika krav och önskemål inom bland annat logistik, produktion, projekt, ekonomi och generella system- och leverantörsfrågor.

Hämta exempel på kravspecifikation här >

Fråga om affärssystem från ECIT Services?

Vi har sedan 2004 hjälpt våra kunder att skapa effektivare företag med hjälp av ett flexibelt och anpassningsbart affärssystem (Jeeves ERP) som vi levererar som molntjänst.

Jeeves ERP har vi kompletterat med ECIT Services webbportal för sällananvändare som enkelt till exempel kan ta ut information/rapporter, rapportera tid och utlägg eller attestera leverantörsfakturor på sin PC, Mac eller surfplatta.

Vill du veta mer eller har frågor om Jeeves ERP och ECIT Services webbportal? Kontakta ECIT Services på e-post info@ecitservices.se eller telefon 08 – 400 212 40.

Tillbaka till artiklar