Har du en fråga?

×

Har du en fråga?

Fråga om vad som helst angående ditt företags redovisning, affärssystem, lön eller HR! Ställ din fråga nedan och kom ihåg att ange din e-postadress.

Var god kontrollera ett eller flera fält

Välja affärssystem

December 2016

Tillbaka till artiklar

Här några tips och erfarenheter på hur ni utvärderar och väljer nytt affärssystem och säkrare kommer fram till bästa affärssystem och leverantör för er verksamhet och krav.

Delaktighet

Från att tidigare kanske haft olika system för olika funktioner och processer är dagens affärssystem med olika funktioner inom till exempel försäljning, inköp och lager, redovisning eller projekthantering helt integrerade. Det innebär att i stort sett alla avdelningar påverkas vid ett byte av affärssystem och många medarbetare, experter på olika områden inom företaget blir delaktiga i både utvärdering och implementering. Från ledningens perspektiv är det viktigt att informera om varför denna investering i ett nytt affärssystem genomförs.

Vad är målet med byte av affärssystem?

I utvärderingen av nytt affärssystem med engagemang och delaktighet från många medarbetare är det lätt att be de som ansvarar för nuvarande affärssystem eller som var med vid uppsättningen av nuvarande affärssystem att vara med i utvärderingsgruppen. Men det kan finnas risker med detta, då kraven på det nya affärssystemet lätt blir en kopia av nuvarande affärssystem. Återigen är det viktigt för företagets ledning att lyfta fram och förklara vad målet med bytet av affärssystem är och vad utvärdering, val och implementationsprojektet ska åstadkomma.

Behov och krav på affärssystem idag och imorgon

Inför utvärdering av olika affärssystem är det vanligt att företag tar fram en funktionell kravspecifikation över vad det nya affärssystemet ska innehålla och vilka funktioner det ska klara av. Där företagets olika avdelningar skriver ner de krav på olika funktioner de har i detalj och som ska besvaras med ett ”ja”, ”nej” eller ”anpassning” från olika potentiella leverantörerna. En risk i arbetet med kravspecifikationen för nytt affärssystem är att den kan dra ut på tiden och ibland ta så lång tid att önskemål och marknadens krav förändras under tiden för framtagning.

I detta arbete är det viktigt att efter bästa möjliga förmåga se in i framtiden på företagets verksamhet. Kan eller kommer företagets produkt- eller tjänsteutbud att förändras? Kommer verksamheten att expandera med verksamhet på fler platser eller i flera länder? Kommer kunder och nya marknadskrav att ställa krav på nya, andra beställnings eller leveransrutiner? Kan verksamheten integreras ytterligare digitalt med kunder och leverantörer? Finns det områden som kan automatiseras?

Fokusera på rätt frågor

Hur många tecken olika fält som till exempel artikelnummer kan innehålla i olika affärssystem, hanteras oftast i ett modernt affärssystem på ett bättre sätt än i äldre system. Där finns oftast ingen begränsning så fokusera inte på denna typ av frågor om ni inte vet att ni har onormala krav. Fokusera istället på era viktigaste eller mest unika affärsprocesser.

Leverantörens erfarenheter

En risk med kravspecifikationer är att man bara kravställer med utgångspunkt från befintligt system. Ett tips är att be olika leverantörer av affärssystem om uppslag hur de kan hantera och sätta upp ett bra affärsstöd för era viktigaste, mest känsliga eller jobbigaste affärsprocesser i deras affärssystem. Har de erfarenheter från andra företag, kunder eller branscher som kan vara aktuella även för er verksamhet? Passa på att ta del av olika leverantörers erfarenheter och rutin även under utvärderingsprocessen.

Vad är unikt?

Istället för detaljer kring till generella områden, fokusera istället på unika detaljer och krav på nytt system i er verksamhet och vad ni vill uppnå med bytet. Tänk framåt i tiden inte bara vad som behövs kortsiktigt. Funderar ni på att förutom försäljning och handel att starta en serviceverksamhet för att erbjuda era kunder eftermarknadstjänster (service-, support-, installation- eller konfigurationstjänster)? Eller e-handel och webbshop för era kunder eller mobilt säljstöd till företagets säljare, allt integrerat med affärssystemet? Finns det processer eller arbetsmoment som kan automatiseras?

affärssystem

Vad kostar affärssystemet över tid

Ni bör ta fram ett underlag och kalkyl vad affärssystemet kommer att kosta över tid, till exempel över en 3 eller 5 års period. Inte bara inköp av licenser utan även egen tid som ni måste lägga ner löpande, vad händer vid olika typer av förändringar, uppgraderingar och vad kostar de? Både egen tid och leverantörens kostnader.

I kalkylen ligger även vilka besparingar ni kan nå inom till exempel drift och personalkostnader. Där personal som idag arbetar med att administrera manuella processer och rutiner med ett nytt affärssystem, kan arbeta med andra uppgifter som är mer värdefulla för er affärsverksamhet.

Kostnader vid köp av affärssystem (licenser) kan vara:

– Inköpskostnad licenser (moduler och användare)
– Tillkommande kostnader för nya moduler och användare
– Tillkommande kostnader för flera företag / juridiska personer
– Vad händer om vi inte behöver till exempel 10 användare efter 2 år
– Kostnad för implementation och uppsättning, vad ingår?
– Kostnad för tillkommande tjänster i samband med implementation och driftstart
– Kostnad för utbildning
– Kostnad för uppgraderingar (hur ofta sker de?)
– Supportavtal (omfattning, prisreglering över tid)
– Pris för hårdvara som servers, säkerhetsfunktioner, backup
– Prisuppskattning av konsulttjänster i samband med anpassningar, förändringar.
– Hur mycket egen tid kommer vi att lägga ner efter driftstart kring förvaltning, support och uppgraderingar

Kostnader vid köp av affärssystem som tjänst (SaaS) kan vara:

– Hyreskostnad per modul och användare
– Uppsägningstid för moduler och användare
– Kostnad för implementation och uppsättning  – vad ingår?
– Kostnad för tillkommande tjänster i samband med implementation och driftstart
– Kostnad för utbildning
– Uppgraderingar (ingår eller ej, hur ofta sker de)
– Supportavtal (omfattning, prisreglering över tid)
– Prisuppskattning av konsulttjänster i samband med anpassningar, förändringar. Kan lösningen anpassas?
– Hur mycket egen tid kommer vi att lägga ner efter driftstart kring förvaltning, support och uppgraderingar

Kompetens hos leverantören

Olika leverantörer av affärssystem kan fokusera på olika branscher. Dessutom kanske de utvecklat en eller flera egna branschlösningar utifrån det affärssystem de levererar, för en viss typ av verksamhet eller bransch. Be om information vilka kunder de har och om de har kunder som har liknande affärsprocesser som ni har eller önskar.

Kundreferenser och leverantörens team

Be om att få träffa andra kunder, referenser till leverantören. Fråga efter vad de uppfattar som bra och vad som fungerar mindre bra, både vad gäller själva affärssystemet, men även i samarbetet med den valda leverantören. Om de skulle göra om utvärdering och implementation – vad hade de gjort annorlunda?

Hur implementeras affärssystemet

Fråga efter vilka som ska implementera lösningen från leverantören. Ibland kan det vara helt olika personer och team som säljer och visar systemet i säljfasen, jämfört med vilka som ansvarar för och arbetar med implementation av affärssystemet.

Om olika personer och team arbetar i sälj- respektive installationsfasen av affärssystemet, fråga efter hur informationen från säljfasen förs över till de som ska implementera lösningen hos er. Be även om att få träffa några föreslagna konsulter eller projektledare som ska vara delaktiga vid implementationen av det nya affärssystemet hos er.

Exempel kravspecifikation utvärdering affärssystem

Här kan du hämta ett exempel på kravspecifikation för utvärdering av nytt affärssystem med olika krav och önskemål inom bland annat logistik, produktion, projekt, ekonomi och generella systemfrågor.

Hämta exempel på kravspecifikation här >

Veta mer om affärssystem från ECIT Services?

Vi har sedan 2004 hjälpt våra kunder att skapa effektivare företag med hjälp av ett flexibelt och anpassningsbart affärssystem (Jeeves ERP) som vi levererar som molntjänst.

Jeeves ERP har vi kompletterat med ECIT Services webbportal för sällananvändare som enkelt vill få tillgång till information i affärssystemet eller ta fram information/rapporter, rapportera tid och utlägg eller attestera leverantörsfakturor på sin PC, Mac, smartphone eller surfplatta.

Vill du veta mer eller har frågor om Jeeves ERP och ECIT Services webbportal? Kontakta ECIT Services på e-post info@ecitservices.se eller telefon 08 – 400 212 40.

Tillbaka till artiklar